Retouren-Handling: Durchblick in der Lieferkette – auch rückwärts

Mit einem neuen, webbasierten Retouren-Portal vereinfacht der spezialisierte Logistikdienstleister Transmed das Retouren-Handling für Augenoptiker. Einfach erstellbare, standardisierte Retouren-Label, Vorabinformationen an den Hersteller und eine lückenlose Dokumentation der Sendungen optimieren den gesamten Rücksendeprozess. Ein wichtiger Schritt in der Digitalisierung der Logistikkette.

Morgens, halb zehn in Deutschland: Wenn sich die Fußgängerzonen und Geschäftsstraßen in den Städten und Gemeinden langsam mit Leben füllen, öffnen auch die Augenoptiker die Türen ihrer Fachgeschäfte. Bereit für einen neuen Tag, der ihren Kunden mehr Durchblick schenkt – zum Beispiel durch eine coole neue Brillenfassung mit Hightech-Gläsern. Vor zwei oder drei Tagen ausgesucht, liegt die fertige Brille heute zum Abholen bereit.

Lieferkette über Nacht

Damit das in so kurzer Zeit funktioniert, braucht es eine präzise und passgenaue Lieferkette – und die arbeitet in aller Regel über Nacht. Zwischen 18.00 Uhr abends und 9.30 Uhr am Morgen fahren die rund 900 Spezialboten der Transmed kreuz und quer durch die Republik. Sie transportieren Fassungen und Brillengläser, Kontaktlinsen und fertige Brillen, Ersatzbügel oder andere Ersatzteile. Und zwar nicht nur vom Hersteller zum Augenoptiker, sondern auch retour: vom Augenoptiker zurück zum Hersteller.

Neues Onlineportal für Retouren

Für diese Retouren bietet Transmed ab Oktober ein neues Onlineportal an. Damit ermöglicht der auf pharmazeutische und optische Erzeugnisse spezialisierte Logistikdienstleister erstmals einen lückenlos dokumentierten Retouren-Service. Die Rücksendungen sind einfach zu initiieren und können zu jeder Zeit online nachverfolgt werden.

„Mit unserem neuen, webbasierten Retouren-Portal bieten wir Augenoptikern und Herstellern jetzt einen modernen, digitalen Prozess für das Retouren-Handling“, sagt Transmed-Geschäftsführer Marco Grasmeder. „Es vereinfacht die Arbeitsabläufe beim Optiker und bietet einen nachvollziehbaren, sicheren Prozess für die Hersteller. Insgesamt wird damit die Qualität der Lieferkette auch für Retouren messbar“, so Grasmeder.

Zentral: der Barcode

Zentrales Element des neuen Retouren-Prozesses ist ein standardisiertes Versandlabel. Es enthält alle relevanten Informationen für die reibungslose und schnelle Bearbeitung der Retoure – etwa Absender, Empfänger, Sendungsnummer und den Grund der Retoure. Gesammelt werden diese Informationen in einem Barcode. Augenoptiker können das Label inklusive Barcode mit wenigen Klicks über das Webportal erstellen, am PC-Drucker ausdrucken und auf das Retouren-Packstück aufkleben.

Abholung und Transport laufen dann wie gewohnt ab: Retoure im Transmed-Botenkasten (Stoppstelle) bereitlegen. Sobald der Transmed-Fahrer das Päckchen entnimmt, scannt er den Barcode und überträgt die Retouren-Information an das Onlineportal. Das Gleiche geschieht bei jeder weiteren Übergabe – zum Beispiel an den regionalen Sammelpunkten oder im Hauptumschlagszentrum der Transmed – bis hin zur Übergabe an den Empfänger. So wird jede Phase der Sendung online dokumentiert.

Neben den Standardinformationen zur Retoure kann der Optiker im Transmed-Portal auch ein Notizblatt mit weiteren Informationen erstellen und der Sendung beilegen. Zusätzlich kann er eine Referenznummer vergeben, die zusammen mit den Standardinformationen direkt an den Hersteller übermittelt wird. Damit ist die Retoure dort bereits avisiert und kann noch schneller bearbeitet werden. Das erleichtert die Kommunikation zwischen Optiker und Hersteller und optimiert das gesamte Retouren-Handling.

Den neuen Retouren-Prozess bietet Transmed ab Oktober deutschlandweit zusätzlich zum bisherigen Retouren-Handling an. Ab 1. Januar 2020 werden Rücksendungen dann ausschließlich über das Portal abgewickelt. Dazu müssen Augenoptiker übrigens keinen Vertrag mit Transmed schließen. Die organisatorische und finanzielle Abwicklung erfolgt wie bisher über die Hersteller, die den neuen Retouren-Service bereits in der aktuell laufenden Testphase gut annehmen.

„Mit den bislang an das System angebundenen Herstellern decken wir bereits rund 80 Prozent des deutschen Markts ab“, so Grasmeder, der bereits über eine Ausweitung des Service auf andere europäische Länder nachdenkt. Ein weiterer Schritt zu einer optimierten, digitalen Lieferkette, die es Optikern erleichtert, ihren Kunden Durchblick zu schenken. Nicht nur morgens um halb zehn – und nicht nur in Deutschland.

Per Klick zur optimalen Rücksendung

In fünf einfachen Schritten können Optiker ab 1. Oktober über das webbasierte Transmed-Retouren-Portal Rücksendungen an die teilnehmenden Hersteller initiieren:

1. Unter www.mytransmed.de das Retouren-Portal aufrufen. Bei der ersten Anmeldung: Mit Transmed-Nummer (Stoppstellennummer) und Postleitzahl der Geschäftsadresse registrieren. Jede weitere Anmeldung kann dann mit den bei der Registrierung vergebenen Zugangsdaten (Nutzername und Passwort) erfolgen.
2. Aus den gelisteten Herstellern den Empfänger der Retoure auswählen.
3. Retouren-Art auswählen (abhängig von den Vorgaben der einzelnen Hersteller) und die Angaben zur Sendung in die Erfassungsmaske eintragen, damit keine relevante Information vergessen wird.
4. Fertiges Label ausdrucken und gut sichtbar auf das Retouren-Packstück kleben. Bitte darauf achten, dass der Barcode gut und vollständig sichtbar ist.
5. Retoure im Botenkasten bereitlegen.

Das sagen führende Hersteller zum Retouren-Portal von Transmed:

„Wir nutzen den Retouren-Service von Transmed seit 2015. Mit Einführung des neuen Portals können unsere Kunden die Einsendungen lückenlos verfolgen. Der Service wird noch einfacherer und sicherer – Anmeldung über das Portal, keine Botentüten mehr, die Sendung wird abgeholt und sicher bei uns ausgeliefert. Der Aufwand wird weiter reduziert. Ein großer Nutzen für unsere Kunden!“

Arno Gotzen, Operation Manager Hoya Lens

„Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung, um die Retouren-Logistik unserer Kunden einfacher und sicherer zu gestalten.”

David Kellner, Customer Service Manager DACH, Rodenstock

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