2019 müssen Augenoptiker vermehrt mit einer unangekündigten Kassen-Nachschau nach dem neuen Kassen-Gesetz rechnen. Und ab 2020 kommen weitere Vorgaben dazu. Worauf Sie achten sollten.
Besonders Bargeld-intensive Gewerke im Blick
Die Finanzämter haben seit Anfang 2018 die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau, die die ordnungsmäßige Verbuchung (elektronisch oder manuell) der Kassen-Einnahmen beim Betrieb vor Ort checken soll. Bei Beanstandungen kann daraus eine steuerliche Betriebsprüfung werden oder schlimmstenfalls würden die Einnahmen geschätzt.
Vor allem die Gewerke im Handwerk, die intensiver mit Bargeld und Registrierkasse agieren – dazu zählen auch die Augenoptiker –, sind davon betroffen und sollten sich gut auf diese Kassen-Nachschau vorbereiten.
Nachdem 2018 wenig von derartigen Kontrollen berichtet wurde, werden diese wahrscheinlich in 2019 zunehmen. Darüber hinaus werden beim „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“, dem sogenannten Kassen-Gesetz, ab kommendem Jahr weitere Vorschriften dazukommen.
Häufigste Fehler bei der Kassen-Nachschau
Verbandsvertreter verschiedener Gewerke berichteten von Unterschieden in der Intensität der Prüfung, aber auch die Bundesländer gehen hier bisher nicht einheitlich vor, was auf die Personallage bei den Finanzämtern zurückgeführt wird.
Wenn aber geprüft wurde, dann brächten vor allem fehlende Einzelaufzeichnungen oder formale Fehler im Zusammenhang mit der Verfahrensdokumentation einer Registrierkasse die Betriebe häufig in Erklärungsnot, berichtet ein Steuerexperte.
Einzelaufzeichnung beziehe sich auf genaue Bezeichnungen der Waren oder Dienstleistungen, die abgerechnet werden – es müsse grundsätzlich auf Artikelebene aufgezeichnet werden, Warengruppen seien nur in Ausnahmefällen erlaubt. Ein Punkt, den Steuerprüfer als erstes kontrollierten.
Verfahrensdokumentation bedeute den präzisen Nachweis, wie und nach welchem Ablauf alles dokumentiert wird, was an Einnahmen und Ausgaben über die Kasse läuft. Ganz banal gehöre dazu sogar die Gebrauchsanweisung der Kasse.
Problem EC-Karten-Umsätze
Petra Seinsche vom Zentralverband der Augenoptiker und Optometristen (ZVA) berichtet bereits von Kassen-Nachschau-Fällen bei Augenoptikern. „Meist durch Testkäufe, bei denen die Prüfer versuchten, Fehler zu entdecken. Dabei geht es meist um formale Fehler beim Buchen der Summen in der Kasse“, wird sie in der DHZ zitiert. Allerdings habe sich gerade bei den Augenoptikern ein ganz spezielles Problem gezeigt: In die Kassen fließen entsprechend nicht nur Bareinnahmen ein und werden verbucht, sondern auch erhebliche Umsätze durch EC-Karten.
Das Kassen-Buch soll nur Bargeld vermerken. Da das Kassen-System meist nicht Bar- und EC-Eingänge trenne, „fehlen“ die Beträge mit EC-Karten naturgemäß beim Nachzählen.
„Am Ende sind zwar immer die richtigen Summen vorhanden, aber eben falsch gebucht, und genau das wurde als Fehler registriert”, so Seinsche. Dieser Umstand werde geduldet, wenn diese EC-Karten-Umsätze gesondert kenntlich gemacht würden oder auf ein gesondertes Konto umgebucht würden, so Seinsche weiter. Ein neuer Erlass der Finanzministeriums lässt Betriebsprüfer diesen Fehler nicht mehr beanstanden, als formeller Mangel werde er dennoch festgehalten.
Vorsicht! Es sind schon Fälle mit falschen Betriebsprüfern vorgekommen. Die Betriebe sollen sich daher stets einen Nachweis vom zuständigen Finanzamt zeigen lassen.
Weitere Pflichten ab 2020
Um Kassen-Manipulationen zu verhindern, müssen elektronische oder computergestützte Kassen-Systeme oder Registrierkassen ab 2020 neue Sicherheitsanforderungen erfüllen, genauer: eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 angeschafft wurden und bauartbedingt nicht mit einer entsprechenden zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können, gilt eine Frist bis 31. Dezember 2022. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Kassen die Daten einzeln aufzeichnen und so speichern können, dass sie während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind.
Der Betriebsinhaber muss ab 1. Januar 2020 innerhalb eines Monats nach der Anschaffung des elektronischen Aufzeichnungssystems das zuständige Finanzamt über die Art des Kassensystems und die Sicherheitseinrichtung über einen amtlichen Vordruck informieren. Und: Ab 1. Januar 2020 besteht im Grundsatz bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Belegausgabepflicht. (Quelle: ZDH)
Technik für geplante Sicherheitseinrichtung fehlt noch
Ab 2020 müssen elektronische Aufzeichnungssysteme mit einer zusätzlichen technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein, um Manipulationen vorzubeugen, so das zuständige Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Problem dabei: Diese Sicherheitseinrichtung ist noch nicht verfügbar. Wer sich aktuell eine neue Kasse anschafft, sollte sich deshalb vom Hersteller die Möglichkeit einer entsprechenden Ausrüstung damit bestätigen lassen!
Für die Kassen gibt es ein Kassenarchiv online das auf kassenarchivierung.de zu finden ist. Mit der Lösung ist man für die Kassennachschau optimal aufgestellt und ja, ich arbeite für das Unternehmen.
Gruß
Hubert Huthmacher